גישור עם כמה צדדים: מי מחליט, מי חותם ומי חייב להיות בחדר

מכינים מפה של אינטרסים וסמכויות

בגישור מרובה משתתפים לא מספיק לספור כיסאות. צריך לזהות בעלי זכויות, מקבלי החלטות, נציגים, יועצים ואנשים שהפתרון תלוי בשיתוף הפעולה שלהם. אדם יכול להיות בעל השפעה בלי סמכות חתימה, ואחר יכול לחתום אך לא להכיר את העובדות. ליד כל משתתף מציינים את תפקידו ואת השאלות שעליהן הוא מוסמך להשיב. המפה מסייעת להזמין את האנשים הנחוצים ולהימנע מפגישה עמוסה שאינה מסוגלת לקבל החלטה מעשית.

לא מזהים קבוצת אינטרס עם צד משפטי אחד

כמה אחים אינם בהכרח מחזיקים באותה זכות, וכמה חברות מאותה קבוצה אינן בהכרח נושאות באותו חיוב. גם עובדים המגיעים יחד עשויים להיות בעלי טענות נפרדות. לכן יש להבהיר מי נושא ונותן בשם מי, והאם קיימים הבדלים פנימיים שדורשים ייעוץ נפרד. אין להניח שהסכמה של דובר בולט מחייבת את כל הקבוצה. שאלות אלה אינן מפריעות לאמון; הן מגינות מפני הסכם שמתגלה מאוחר יותר כחסר את ההסכמה של אדם חיוני.

בודקים הרשאה לפשרה וויתור

סעיף 5 לחוק השליחות מבחין בין פעולות הנכללות בשליחות לבין עניינים הדורשים הרשאה מפורשת, ובהם פשרה וויתור. לכן תפקיד ניהולי או הכרת התיק אינם תחליף לבירור הסמכות. אפשר לבקש מסמך מתאים או הסבר ברור של מנגנון האישור, בהתאם לנסיבות. בתאגיד או בגוף ציבורי עשויות להתעורר דרישות נוספות שיש לבדוק בנפרד. אין צורך לחשוף לצד השני את כל גבולות המיקוח הפנימיים כדי להבהיר מי רשאי לחייב ומה עוד טעון אישור.

מגדירים דרך לקבלת החלטות

כאשר נדרש אישור של כמה אנשים, מבררים האם כולם צריכים להסכים, מי זמין במהלך הפגישה ואילו מסמכים יישלחו למאשר. לא מניחים שהצבעת רוב יוצרת הסכמה מחייבת אם לא נקבע לכך בסיס מתאים. ניתן לקבוע הפסקות להתייעצות פנימית או שלב אישור נפרד. אם מדובר בהצעה מותנית, אומרים זאת במפורש ומתעדים מה התנאי. הבחנה בין הסכמה עקרונית לבין התחייבות סופית חשובה במיוחד כאשר יוצאים מהחדר בתחושה טובה אך עם הבנות שונות.

נותנים מקום למשתתף השקט

ריבוי אנשים עלול להסתיר פערי כוח. מי שמדבר פחות אינו בהכרח מסכים, ומי שיושב לצד קרוב משפחה אינו בהכרח מרגיש חופשי להתנגד. כדאי לאפשר זמן להסבר, שיחה נפרדת והתייעצות עצמאית לפי הצורך. תקנות הגישור מכירות באפשרות לפגישות משותפות ונפרדות ובייעוץ עצמאי. תפקיד המגשר הוא לסייע למשא ומתן חופשי; אין להציג שתיקה כהסכמה או ללחוץ על אדם לחתום רק משום שהאחרים כבר הגיעו להבנה ביניהם.

מסדירים מידע בין הקבוצות

אפשר שהמגשר יקבל מידע נפרד מאחד המשתתפים, או שהצעה תיבנה תחילה בתוך קבוצת משנה. צריך להבהיר מה מותר להעביר, למי ובאיזה ניסוח. תקנות הגישור כוללות חובות סודיות, ובפרט לגבי מידע שנמסר בדרישה לשמור אותו בסוד כלפי האחרים. לצד זאת, אין לבנות הסכם על הסתרת פרט שחובה לגלותו לפי דין. אם מבקשים לשתף יועץ חיצוני, בודקים הרשאה והיקף מסירה במקום להניח שהוא חלק אוטומטי מההליך.

בודקים הסכמות חלקיות ותלויות

ייתכן ששניים מן הצדדים מוכנים להסכים אך השלישי אינו מוכן. אז בודקים אם ההסכמה יכולה לעמוד בפני עצמה, אם היא פוגעת בזכויות של אחרים ומה נשאר פתוח. אין להכריז על פתרון כולל אם ביצועו דורש פעולה של מי שלא התחייב. בדוגמה לימודית, שותפים יכולים להסכים על חלוקת תמורה ביניהם, אך לא לחייב בנק להסיר שעבוד ללא בסיס מתאים. חשוב לסמן תנאים וגבולות כדי שהתקדמות חלקית לא תהפוך למקור חדש של מחלוקת.

מבצעים בדיקת חתימות ותפקידים לפני הסיום

לפני חתימה קוראים את שמות הצדדים, מספרי הזיהוי, מעמד החותמים וההתחייבויות של כל אחד. מוודאים שאין חתימה בשם ישות אחרת מזו שהייתה אמורה להתחייב, ושכל אישור נדרש טופל או הוגדר כתנאי. לכל פעולה קובעים אחראי, מועד ודרך דיווח. אם נדרש אישור שיפוטי או אישור אחר, בודקים את המסלול המתאים. הסכמה מוצלחת נבחנת גם ביכולת להבין מי מחויב לכל משפט שבה, ולא רק בכמות האנשים שהביעו שביעות רצון מהפגישה.

שאלות ותשובות